HASIL YANG DICAPAI DARI STUDY BANDING KE DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TENGAH

Study Banding merupakan suatu kegiatan yang dillakukan dengan tujuan menambah wawasan dan pengetahuan yang akan diterapkan kedepannya    untuk menjadi lebih baik. Kegiatan seperti ini tentunya sangat bagus bagi perkembangan suatu kebutuhan yang di harapkan sebagaimana mestinya.

Kegiatan study banding dilakukan untuk mengunjungi atau menemui obyek tertentu yang sudah disiapkan dan berlangsung dalam waktu relative singkat, intinya untuk membandingkan kondisi obyek studi di tempat lain dengan kondisi yang ada di tempat sendiri. Hasilnya merupakan pengumpulan data dan informasi sebagai bahan acuan dalam perumusan konsep yang diinginkan.

Pada Tahun Anggaran 2022 Bidang Pustaka Pusjarah Polri mengadakan study banding ke Dinas Perpustakaan  dan Kearsipan  Provinsi Jawa Tengah Semarang . Pemilihan destinasi study banding ke  Dinas  Perpustakaan  dan Kearsipan Daerah Provinsi Jawa Tengah (Semarang dan Surakarta ) didasari rasa keingintahuan pengolahan, sebagai bahan untuk meningkatkan pengolahan koleksi perpustakaan Pusjarah Polri.

Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, atau yang sering disebut para penggunanya sebagai “Perwil” (Perpustakaan Wilayah), memiliki sejarah yang lumayan panjang.

Perpustakaan ini secara resmi berdiri pada tanggal 1 Agustus 1951 dengan nama Perpustakaan Negara Semarang. Pendirian perpustakaan disahkan dalam Surat Keputusan Menteri P. P. dan K Republik Indonesia No. 18165/Keb tertanggal 23 Juli 1951. Perpustakaan Negara Semarang adalah perpustakaan negara kedua di Indonesia setelah Perpustakaan Negara Yogyakarta. Lokasi pendirian PNS adalah di Gedung Openbare Leeszaal Bibliothek, Jalan Bojong (sekarang Jalan Pemuda No. 147 Semarang). Nama PNS diganti menjadi Perpustakaan Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Jawa Tengah dengan status Perpustakaan Wilayah Tipe A. Penggantian nama ini ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 01990/1978 tanggal 23 Juni 1978. Perwil Propinsi Jawa Tengah pindah tempat secara resmi ke Jalan Sriwijaya No. 29 A (lokasi sekarang ini) pada tanggal     20 Maret 1987. Kemudian, berdasarkan Keputusan Republik Indonesia No. 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional, Perwil Depdikbud Propinsi Jawa Tengah mengalami peningkatan status menjadi Perpustakaan Daerah yang menjadi bagian dari satuan Organisasi Perpustakaan Nasional tingkat daerah.Keputusan Presiden No. 50 tahun 1997 tanggal 29 Desember 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia menetapkan bahwa Perpustakaan Daerah menjadi Perpustakaan Nasional Propinsi yang merupakan instansi vertikal dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia yang berkedudukan di Ibukota Provinsi.

Saat ini Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi Jawa Tengah memiliki    60  (enam puluh)  orang staf dan 42 (empat puluh dua) orang Pustakawan dan lebih  dari 280.000 (dua ratus delapan puluh ribu) koleksi yang terdiri dari fiksi dan non fiksi. Dari sekian jumlah koleksinya

terdapat naskah-naskah kuno yang berhuruf dan berbahasa Jawa yang kemudian diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia serta koleksi berhuruf Braille khusus bagi pemustaka penyandang tunanetra. Dari segi layanan perpustakaan ini menyediakan  berbagai layanan yaitu :

1. Layanan Perpustakaan keliling;
2. Layanan Dewasa;
3. Layanan rumah belajar modern;
4. Layanan referensi;
5. Layanan Keanggotaan;
6. Layanan terpadu perpustakaan sekolah;
7. Layanan Audio visual;
8. Layanan anak dan remaja;
9. Layanan berkala.

Sebelum disajikan kepada pengunjung / pemustaka, buku atau koleksi terlebih dahulu di olah agar memudahkan dalam penemuan kembali, penempatan dan pengelompokan jenis buku berdasarkan klasifikasinya.  Alur pengolahan di Perpustakaan dan Arsip Propinsi Jawa Tengah sebagai berikut :

1. Buku / koleksi yang masuk ke perpustakaan kemudian di inventarisasi kemudian di kalsifikasi berdasarkan jenis klasifikasi dengan panduan DDC (Dewey Decimal Clasification);
2. Buku yang telah di klasifikasi kemudian di entri data dalam system komputer sebagai data back up;
3. Dari hasil entridata tersebut kemudian terhubung langsung dalam system labelisasi;
4. Buku sebelum disajikan diberi cap perpustakaan dan label buku sebagai tanda kepemilikan perpustakaan dan identitas buku serta hanya bisa dipinjamkan bukan untuk dimiliki atau diperjualbelikan. Bahkan apabila memungkinkan perpustakaan memiliki teknologi yang lebih modern dapat diberikan chip pengaman pada buku untuk menghindari pencurian atau pengambilan buku secara illegal;
5. Buku disajikan pada arak buku sesuai klasifikasi agar memudahkan pemustaka dalam pencarian;
6. Kemudian Buku dapat dialihmediakan;
7. Buku siap tersaji.

Pada sistem pengolahan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Propinsi Jawa Tengah yang akan kita implementasikan ke depan di Perpustakaan Pusjarah Polri adalah system pengolahan yang menggunakan aplikasi “inlislite”  untuk memudahkan dalam mengolah buku . Keunggulan menggunakan aplikasi “inlislite”  adalah dapat diakses dalam keadaan offline dan apabila koleksi buku dialih mediakan lebih mudah prosesnya.

Selain itu  penggunaan mesin cetak label buku (mesin Thermo) juga perlu dipertimbangkan karena mesin tersebut dapat mencetak label lebih efisien dan efektif dilihat dari segi jumlah dan hasil cetaknya.